Como crio Grupos de Atendimento na Octadesk?

Quer criar grupos de atendimento e não sabe como? Vem com a gente que vamos te ajudar nisso. o/

Após adicionar seus usuários, você pode organizar sua equipe com os grupos de atendimento.

Os grupos servem para separar e/ou segmentar os setores da sua empresa, por exemplo, caso você precise direcionar conversas para um setor específico, ou para um grupo de pessoas, você pode direcioná-las para o grupo de atendimento no Octadesk.

O grupo também serve para restringir conversas. Se você precisa que algumas conversas sejam acessadas apenas por uma pessoa ou mais, você precisa atribuir essas conversas a um grupo com a restrição ativada.

Como criar grupos de atendimento

O acesso ao grupos fica em Configurações, na seção "Sua Equipe" e em "Grupos de atendimento".

Ao criar o grupo, você define algumas permissões:

Selecione o que mais se adequa a sua operação, de forma resumida, cada permissão funciona da seguinte forma:

1. Distribuir automaticamente as conversas para os usuários desse grupo:

As conversas são distribuídas através da roleta.

2. Incluir os responsáveis do grupo nesta distribuição:

Ao marcar esta opção, os responsáveis pelo grupo entram no rodízio de atendimento e passam a receber as conversas na mesma proporção que os demais usuários. Se inativa, os responsáveis do grupo não irão fazer parte da distribuição da roleta.

3. Transferir conversas após inatividade do usuário:

Para que as conversas sejam redistribuídas automaticamente.

4. Limitar o número de conversas por usuário:

Com a limitação ativada, quando um usuário atinge o limite estipulado, as conversas ficam na fila "não atribuídas".

5. As conversas podem ser vistas somente por usuários deste grupo:

Neste caso, conversas serão visualizadas apenas por usuários que fazem parte do grupo.

6. Membros do grupo não podem visualizar as conversas já atribuídas a outro membro do grupo.

- Para saber mais sobre as restrições, acesse aqui.

7. Restringir grupo a números de telefone:

Esta opção faz com que os agentes desse grupo, ao iniciar uma conversa, só vejam o número selecionado a eles (caso você tenha mais de um telefone no Octadesk).

8. Encerrar conversas automaticamente após inatividade do contato:

Para definir um tempo específico de encerramento por grupo.

Pronto, agora já sabemos como inserir nossos usuários e organizar eles por grupos. O que precisamos agora é saber quais canais farão sentido em nosso atendimento e como configurar cada um deles.

IMPORTANTE: Se você quiser que um agente tenha o controle de transferir e encerrar conversas de outros agentes, basta criar um grupo com os agentes e selecionar um ou mais responsáveis (mesmo sendo perfil de agente). O responsável consegue encerrar e transferir as conversas dos agentes do seu grupo.

Abaixo na imagem tem a seleção correta da configuração do grupo para que a seleção de responsável funcione corretamente:

Outra observação importante é que ao iniciar um atendimento, quando o agente que inicia a conversa está em mais de um grupo, ele precisa definir após o início da conversa qual grupo a conversa pertence. O sistema não atribui a conversa automaticamente para nenhum grupo, isso deve ser feito de forma manual pelo agente, ok?

🐙 Dica do polvo 🐙

Já conhece os treinamentos sobre nosso produto que estão disponíveis no YouTube?

Abaixo você confere nosso vídeo explicativo sobre "Grupos de Atendimento". 😉⬇️