Como atribuir um revisor aos artigos da minha Base de Conhecimento?

Antes de um artigo chegar ao seu cliente, vale um segundo par de olhos. Com o fluxo de revisão da nova Base de Conhecimento, você pode designar um revisor específico para analisar e validar o conteúdo antes da publicação — garantindo qualidade, clareza e precisão nas informações que a sua empresa entrega. Neste artigo você aprende a liberar a permissão de revisão, solicitar uma revisão, aprovar ou reprovar um artigo e trocar o revisor quando necessário. Vem com a gente! 🚀

Para que serve o fluxo de revisão?

Ele cria uma etapa formal de aprovação entre a escrita e a publicação. Enquanto um artigo estiver em revisão, ele não pode ser publicado — o que evita que um conteúdo ainda em ajuste chegue ao cliente por engano. O fluxo tem dois papéis: o autor, que escreve e solicita a revisão, e o revisor, que analisa e decide se o artigo está pronto.

O que preciso liberar antes de usar a revisão?

Dois pré-requisitos precisam estar atendidos:

1. A funcionalidade precisa estar liberada para a sua conta — ela está em fase de liberação gradual.

2. A permissão Revisar artigos precisa estar ativada, na seção Base de conhecimento, dentro de Usuários e permissões > Perfis de acesso, para as pessoas que vão atuar como revisoras.

Sem essa permissão habilitada, os colaboradores não aparecem na lista de revisores disponíveis nem conseguem revisar artigos. Superadministradores têm acesso completo à funcionalidade por padrão, porque todas as permissões já são liberadas automaticamente para esse perfil.

Como solicitar a revisão de um artigo?

Se você está escrevendo ou editando um artigo e precisa de aprovação, siga estes passos:

1. Acesse o painel da sua Base de Conhecimento e clique em Criar Artigo ou clique sobre um artigo existente para editá-lo.

2. Depois de finalizar a escrita e criar o artigo, localize na barra inferior, do lado direito, o botão principal com o status do artigo. Clique no status Em revisão.

3. Selecione na lista suspensa o nome do colaborador responsável pela validação. Apenas usuários com a permissão de revisão aparecem nessa lista.

Clique em Solicitar Revisão. O status do artigo muda imediatamente para "Em revisão" e ele não poderá ser publicado até o fim do processo.

Como analisar um artigo que recebi para revisar?

Se você foi designado como revisor, o caminho é este:

1. Você receberá uma notificação no sininho da plataforma (no menu lateral esquerdo) informando sobre a atribuição do artigo.

2. Clique sobre a notificação. Você será direcionado para a tela de edição do artigo.

3. Leia o conteúdo com atenção. Se precisar sugerir mudanças pontuais, use o recurso de comentários diretamente sobre as palavras ou trechos do texto.

Como aprovar ou reprovar o conteúdo?

Depois da leitura, o revisor tem duas opções principais, disponíveis no botão principal da barra inferior:

[Inserir Imagem 4: Opções de aprovação e reprovação na barra inferior]

• Aprovar Artigo — se o texto estiver correto e pronto para o cliente final, clique no botão verde. O status muda para "Pronto para publicar" e o autor é notificado de que o artigo já pode ser publicado.

• Reprovar — se forem necessários ajustes estruturais, clique no botão vermelho. O artigo retorna para a listagem com o status "Reprovado".

Depois que o autor corrigir um artigo reprovado, ele deve repetir a solicitação e clicar em Reencaminhar para Aprovação.

Como trocar ou desvincular o revisor?

Se o revisor designado entrar de férias ou não puder concluir a tarefa, administradores ou o próprio autor podem removê-lo:

1. Acesse o artigo que está com o status "Em revisão".

2. Na barra inferior, no canto direito, localize o botão principal do status e, no status Em revisão, clique sobre o nome do revisor atual.

3. A caixa de seleção de revisor será exibida novamente. O artigo fica livre, permitindo que você atribua a tarefa a outra pessoa.

Você também pode devolver o artigo para rascunho, retirando-o do modo de revisão. Nesse caso, um modal de confirmação será aberto para você validar a alteração.

O que cada pessoa pode fazer no fluxo de revisão?

• Autor (quem solicita): criar o artigo, solicitar revisão, responder comentários, corrigir o texto, reencaminhar para aprovação e desvincular o revisor.

• Revisor (quem recebe): analisar o conteúdo, inserir comentários, aprovar o artigo ou reprovar o artigo.

Este recurso já está disponível para mim?

O fluxo de revisão está disponível apenas na nova Base de Conhecimento e ainda está em fase de liberação gradual para as contas Octadesk. Se a opção não aparecer no seu painel, fale com o nosso suporte para verificar a liberação para a sua conta.

Quais são as boas práticas ao usar a revisão?

• Combine revisão com comentários. Use os comentários para os ajustes de redação e reserve a reprovação para quando o artigo precisar de uma mudança estrutural mesmo. Assim o autor sabe o peso de cada devolução.

• Revise a lista de perfis de acesso periodicamente. Quem sai do time ou muda de função deixa de fazer sentido como revisor — e continua aparecendo na lista enquanto a permissão estiver ativa.

• Não deixe artigos parados em revisão. Enquanto o status estiver "Em revisão", a publicação fica bloqueada. Se o revisor não puder concluir, troque o responsável em vez de esperar.

• Escreva o artigo por completo antes de solicitar. Como só rascunhos podem ir para revisão, enviar um texto ainda inacabado costuma render uma reprovação evitável.

• Acione o nosso suporte se a permissão estiver ativa mas o colaborador não aparecer na lista de revisores, ou se as notificações não estiverem chegando.

Um fluxo de revisão bem usado é o que separa uma base de conhecimento boa de uma base confiável. Cada artigo que passa por outro olhar chega ao cliente mais claro, mais correto e mais fácil de seguir — e é isso que faz o autoatendimento funcionar de verdade. Conte com a gente. 💙